Dans un monde qui change, des défis sans précédent exigent des talents inégalés. Rejoignez l’un des Meilleurs Employeurs de Montréal 2025. Nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance dont l’établissement principal est situé au centre-ville de Montréal et faisant partie d’un groupe financier international pleinement engagé dans la construction d’un futur durable. À noter que le poste peut être au sein de la Succursale canadienne de BNP Paribas ou de l’une de ses filiales basées à Montréal. **Le poste et le département en un coup d’œil** L’activité Global Markets & Banking de BNP Paribas propose une large gamme de produits et de services sur les marchés mondiaux des taux d’intérêt, du crédit, des devises, des actions et des matières premières. Global Markets & Banking aide ses clients à trouver des moyens efficaces de lever et d’investir des capitaux, ainsi que de gérer leur exposition au risque. Sa clientèle comprend des centaines d’entreprises, d’investisseurs institutionnels, de banques, de gouvernements et d’organisations supranationales. Les tâches quotidiennes liées à l’administration et à la gestion de bureau comprennent, sans s’y limiter : la gestion des voyages et des dépenses, la mise en œuvre du contrôle des coûts, le rôle de SPOC pour les employés en visite, la gestion de TOMNET, l’intégration des nouveaux employés, les réservations de salles, l’assistance à la présentation, la facturation, la planification d’événements, la gestion du calendrier et des réunions pour les clients exécutifs, les clients prioritaires, l’organisation des politiques et des procédures, les rapports de dépenses, les rapports de divertissement des clients, Rapports FINRA, coordination des installations et gestion des locaux. Le poste actuel est celui d’un adjoint administratif qui relèvera de l’un des gestionnaires de l’équipe PST de New York, tout en soutenant les clients prioritaires et le personnel de la réception des marchés mondiaux et des services bancaires des Amériques. Nos adjoints administratifs doivent s’associer et coordonner avec les autres adjoints de l’équipe afin d’assurer une couverture transparente à tout notre personnel. **Dans le détail** Les membres de l’équipe sont responsables des activités suivantes :

*   Solide expérience en soutien administratif pour soutenir les parties prenantes supérieures et le personnel interne général sur toutes les demandes administratives.
*   Gérer les voyages nationaux et internationaux
*   Prendre en charge du processus de demandes de remboursement des notes de frais.
*   Coordonner les réunions MS Teams/Webex (vidéo et/ou audio) et exécuter la fonctionnalité d’assistance à l’opérateur.
*   Planifier et coordonner toute la logistique des événements internes/externes tels que les roadshows clients, les événements de consolidation d’équipe, les événements du personnel sur place et hors site, les programmes d’apprentissage en atelier interne, les réunions avec les clients externes et toutes les autres exigences d’événements ad hoc.
*   Gérer la logistique pour les visiteurs
*   Prendre les appels téléphoniques entrants et sortants
*   Gérer les listes de distribution de courrier électronique actuelles dans Outlook
*   Traiter les factures et coordonner l’intégration des clients externes
*   Gérer tout projet ou tâche, à la demande de la direction, en faisant preuve d’une approche stratégique, flexible et avant-gardiste
*   Collaborer et coordonner avec d’autres assistants sur plusieurs sites, afin d’assurer une couverture d’assistance transparente à l’ensemble de notre personnel Global Markets & Banking. Cela inclut, mais sans s’y limiter, la fourniture d’une couverture aux cadres supérieurs qui ne sont pas leur priorité habituelle pendant que les autres assistants ne sont pas au bureau.

Conditions de travail : Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. Ce poste exige peu de déplacements. **Les atouts et compétences qui vous feront réussir**

*   Baccalauréat ou diplôme supérieur
*   3 à 5 ans d’expérience avérée en tant qu’adjointe administrative, forte capacité à soutenir divers niveaux dans l’organisation, au sein d’une institution financière
*   Solides compétences organisationnelles, approche proactive, avant-gardistes et orientés vers les solutions.
*   Excellentes compétences en communication requises – à l’écrit et à l’oral.
*   Faire preuve d’initiative et d’ingéniosité pour accomplir les tâches rapidement et efficacement avec un haut degré de professionnalisme.
*   Solides compétences en gestion de projet avec une grande capacité à élaborer des plans de projet et à gérer des échéanciers pour répondre aux livrables de la plateforme.
*   Maîtrise de Word et PowerPoint. Extrêmement compétent dans Microsoft Outlook et Excel.
*   Étant donné que la grande majorité de nos clients, tant internes qu’externes, sont basés à l’extérieur du Québec et du Canada, des exigences linguistiques spécifiques peuvent s’appliquer. La connaissance de l’anglais est requise.

**Ce que l’on vous offre** En plus d’une rémunération compétitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d’assurance famille et conjoint.e flexible, un régime de retraite à cotisations définies et des jours payés pour le bénévolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorité des positions. Une présence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journées doit être un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d’excellents programmes de formation et de développement personnel, ainsi que des opportunités d’évolution au sein de l’entreprise et à l’international. Pour en savoir plus sur notre gamme d’avantages, cliquez ici **Ce que vous devez savoir**

*   Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur arrivée, alors ne tardez pas à soumettre votre candidature
*   BNP Paribas s’engage pour l’accessibilité et l’inclusion. Dans le cadre du processus de recrutement, les besoins d’accommodements sont disponibles à tous moments pour les candidats. Vous allez avoir la chance de faire une demande d’accommodements lors de votre application.
*   Vous devez être légalement admissible à travailler dans la grande région de Montréal et, s’il y a lieu, détenir un permis de travail ou d’études valide. La présence physique dans le(s) bureau(x) de BNP Paribas est un prérequis essentiel pour ce poste ;
*   Si vous êtes sélectionné.e pour un poste qui demande de travailler dans /pour l’industrie américaine des sécurités, vous devrez fournir vos empreintes digitales et serez sujet à des vérifications d’antécédents additionnelles par l’entremise du FBI. BNP Paribas Securities Corporation est tenue de maintenir un programme de surveillance de la conduite de ses Personnes Associées; certaines de vos données personnelles seront transmises aux États-Unis d’Amérique et mis à disposition des régulateurs américains. Veuillez contacter BNPP pour plus d’informations; ou vous pouvez également trouver un aperçu ici : 3110. Supervision FINRA.org

**La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) au cœur de nos engagements :**

*   Valoriser chaque employé.e de l’organisation en tant qu’individu et traiter tout le monde sur un même pied d’égalité, nous permet de créer un environnement de travail qui valorise et respecte les personnes pour leurs talents, leurs aptitudes et leurs compétences.
*   BNP Paribas recrute, emploie, forme, paye et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, de l’origine, du genre, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l’âge et autres statuts protégés (Loi sur l’équité et matière d’emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne).
*   Pour en savoir plus sur nos engagements en termes de DE&I, cliquez-ici

**À propos de nous** BNP Paribas est la première banque de l’Union européenne et un acteur bancaire international de premier plan. Présent dans 63 pays, avec plus de 180 000 collaborateurs et collaboratrices, le Groupe détient des positions clés dans plusieurs domaines d’activité bancaires et de services financiers. La mission de BNP Paribas est de contribuer à une économie responsable et durable en finançant et en conseillant ses clients selon les normes éthiques les plus élevées, tout en nous efforçant de répondre aux préoccupations essentielles en matière d’environnement, de développement des territoires et d’inclusion sociale. Depuis 1961, BNP Paribas au Canada accompagne les grandes entreprises et institutions canadiennes dans leur développement d’affaires, en offrant une gamme complète de services financiers spécialisés et de produits d’investissement. Avec plus de 1 400 employé.e.s, BNP Paribas au Canada continue d’attirer des experts de différents domaines, ainsi que des jeunes talents ambitieux du monde entier. Nous sommes fiers d’offrir à nos employé.e.s un milieu de travail enrichissant et international où ils∙elles peuvent bâtir leur carrière professionnelle en perfectionnant leurs compétences, en relevant des défis et en enrichissant leurs connaissances de l’industrie financière. **Nos certifications et partenariats**

*   Meilleurs Employeurs de Montréal 2025
*   Meilleurs Employeurs pour la Diversité au Canada 2025
*   Fierté Canada au travail (Pride at Work Canada)
*   La Gouvernance au Féminin – Certifiée Parité – Certification Platine
*   Parmi les 300 plus grandes entreprises du Québec de Les Affaires
*   Synclusiv
*   Ready, Willing, and Able
*   Autisme sans Limite
*   Meilleures Entreprises de LinkedIn 2024

**Vous voulez découvrir d’autres offres de BNP Paribas au Canada ?** C’est ici : BNP Paribas au Canada Nos offres d’emploi \*\*\* Bien que la description ci-dessus décrit la candidature idéale, nous encourageons les candidat.es à appliquer même si les qualifications ne sont pas toutes remplies\*\*\*

Assistant(e) Administratif(ve)

Do you want to work for a world-renowned research institute that pushes the boundaries of biomedical science and health research? Right here in Montreal! At the Research Institute of the McGill University Health Centre (RI-MUHC), you can be part of an organization focused on scientific discovery and innovation in patient-centered medicine. Join us today and make a difference! **Job DescriptionRESEARCH INSTITUTE OF THE MUHC** The Research Institute of the McGill University Health Centre (RI-MUHC) is a world-renowned biomedical and hospital research centre. Located in Montreal, Quebec, the Institute is the research arm of the McGill University Health Centre (MUHC) affiliated with the Faculty of Medicine at McGill University. The RI-MUHC is supported in part by the Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS). **Position Summary** Reporting directly to the Scientific Director (SD), the incumbent will provide comprehensive, excellent executive support services relating to administration and research. They will act as the first point of contact for the Executive Office, liaise with internal and external stakeholders and make proactive decisions to optimize daily activities. **General Duties**

*   Proactively manage the agenda of the SD, organize in-person and virtual meetings (different time zones),
*   Proactively and comprehensively prepares weekly agenda with attached materials, briefing notes, emails and relevant documents for each meeting to facilitate the SD’s preparation,
*   Manage calls, emails/correspondence, prioritize and follow up on action items,
*   Coordinate travel/business trips, prepare/submit expense reports and reimbursement requests,
*   Monitor and reconcile accounts, settle invoices,
*   Coordinate advisory board’ meetings, management committee meetings and other (prepare and distribute documents, take minutes and follow up on action items),
*   Participate in the organization of special events (on-site and off-site) including logistics, catering, guest travel arrangement etc.,
*   Edit, draft, compose and translate correspondence,
*   Perform web searches, format/print/organize documents and maintain shared electronic filing database and confidential reports,
*   Collect/Assemble/Organize data from various sources, prepare analysis reports, and assist in preparing presentations,
*   Participate in the coordination of special projects,
*   Manage, create and update databases relevant to admin support
*   Coordinate administrative support for research, teaching and clinical duties
*   Perform other duties as assigned.

Website of the organization https://rimuhc.ca/en Education / Experience Education: Bachelor's Degree Field of Study: Administration, Communication or other related field, Work Experience: >3 years of experience required for the position. **Required Skills**

*   Senior experience supporting executive leadership in large institutions/organizations,
*   Experience in a scientific/research environment and/or with clinician-scientist considered an asset,
*   Excellent oral and written communications skills (French and English),
*   Solid organizational and relational skills (interpersonal skills and client focus),
*   Ability to manage highly confidential information, discretion is essential in this role,
*   Ability to manage priorities in a fast-paced, dynamic environment according to their relative importance and urgency,
*   Ability to anticipate needs and take action proactively,
*   Ability to work with minimal supervision and direction and to have initiative with decision-taking, as appropriate,
*   Attention to detail, accuracy and analytical skills are essential for this role,
*   Prepared to be available outside of regular work hours if needed,
*   Displays diplomacy, good judgment, resourcefulness and flexibility.
*   Excellent knowledge of the Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint and Outlook).

Additional information **Status:** Temporary, full time (35-hour workweek) **Pay Scale:** $49,722.40 - $92,346.80 Commensurate with education and experience **Work Shift:** Monday to Friday 8:30am to 4:30pm **Work Site:** 2155 Guy Street \*\*\***Two (2) professional references required (last 5 years). If you wish to include a cover letter, please attach it with your resume in one document.** \*\*\* Why work with us?

*   4-week vacation, 5th week after 5 years,
*   Bank of 12 paid days (personal days and days for sickness or family obligations),
*   13 paid statutory holidays,
*   Modular group insurance plan (including gender affirmation coverage),
*   Telemedicine,
*   RREGOP (defined benefit government pension plan),
*   Training and professional development opportunities,
*   Child Care Centres,
*   Corporate Discounts (OPUS + Perkopolis),
*   Competitive monthly parking rate,
*   Employee Assistance Program,
*   Recognition Program,
*   Flex work options and much more!

https://rimuhc.ca/careers To learn more about our benefits, please visit http://rimuhc.ca/en/compensation-and-benefits **THIS IS NOT A HOSPITAL POSITION.** Equal Opportunity Employment Program The Research Institute of the McGill University Health Centre hires on the basis of merit and is strongly committed to equity, diversity and inclusion within its community. We welcome applications from all qualified candidates who self-identify as members of racialized groups/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and 2SLGBTQIA+ persons. We also welcome candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may confidentially contact, research.talent@muhc.mcgill.ca

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