Adjoint·e de direction

Adjoint·e de directionStructure hiérarchique 

Ce poste se rapporte directement à la Cofondatrice et Directrice générale de Petites-Mains.

Description de l’organisme

Petites-Mains est une organisation à but non lucratif qui accompagne les femmes immigrantes, monoparentales et sans emploi pour favoriser leur intégration dans la société québécoise. Nous offrons des formations dans des domaines tels que la couture industrielle, la restauration et la bureautique, ainsi que des services d'intégration, de francisation et de pré-employabilité.

Responsabilités principales1. Soutien à la Direction générale

• Assurer un soutien de haut niveau à la Direction générale dans la gestion et le suivi des dossiers prioritaires;
• Planifier, organiser et coordonner les réunions du conseil d’administration (préparation des documents, procès-verbaux, suivis et conformité);
• Préparer l’assemblée générale annuelle (liste des membres, convocation, procès-verbal, documentation requise);
• Rédiger des correspondances officielles, notes de service et documents corporatifs;
• Filtrer, prioriser et assurer le suivi des demandes adressées à la Direction générale.

2. Rédaction, financement et reddition de comptes

• Rédiger et réviser des demandes de subventions, rapports aux bailleurs de fonds et offres de services;
• Effectuer des recherches liées au financement, aux partenariats et aux fournisseurs.

3. Gestion de projets et coordination organisationnelle

• Assurer le suivi de projets transversaux et veiller au respect des échéanciers;
• Analyser des données et produire des rapports périodiques;
• Effectuer des démarches auprès de partenaires et fournisseurs;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs.

4. Gestion documentaire et systèmes

• Assurer la conformité et la mise à jour des documents corporatifs;
• Superviser le registre des membres et le renouvellement des adhésions;
• Mettre à jour dans Odoo les fiches contacts des partenaires, ministères, membres et clientèles;
• Veiller à l’exactitude, à la qualité et à la confidentialité des données;
• Structurer et maintenir une organisation documentaire numérique efficace.

5. Communications et relations de presse

• Rédiger les avis, communiqués et correspondances officielles;
• Assurer la qualité rédactionnelle et la conformité des documents diffusés;
• Coordonner la diffusion des communications auprès des partenaires, membres et médias;
• Assurer les relations de presse et la gestion de la revue de presse.

6. Représentation et soutien organisationnel

• Représenter la Direction générale auprès de partenaires externes, selon les mandats confiés;
• Soutenir l’équipe dans la gestion quotidienne de l’organisme  et assurer les suivis requis;
• Planifier et organiser la logistique de rencontres et d’événements;
• Assurer la prise en charge et la coordination du dossier des bénévoles (environ 50 bénévoles annuellement), incluant le recrutement, l’accueil, les suivis et l’organisation des besoins;
• Assurer l’encadrement fonctionnel de la commise de bureau (formation, soutien et suivi des tâches);
• Assurer la coordination du travail de la préposée à l’entretien ménager, incluant les suivis et les achats requis.

Qualifications requises

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien à la haute direction ou en gestion de bureau, idéalement dans le secteur des OBNL ou de l'économie sociale; 
• Diplôme universitaire en administration, communications, secrétariat de direction ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente de haut niveau); 
• Expérience démontrée dans le soutien aux conseils d’administration (CA) et l'organisation d'Assemblées générales annuelles (AGA); 
• Excellence en français (orthographe, syntaxe et style) pour la rédaction de demandes de subventions, rapports et communiqués de presse;
• Bilinguisme maîtrisé (français et anglais); 
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). 

Compétences

• Sens de l'organisation et des priorités;
• Discrétion et éthique;
• Autonomie et initiative;
• Aisance relationnelle.

Conditions de travail et avantages sociauxLocalisation : 7595, Boul. St-Laurent, Montréal (Qc), H2R 1W9 (à 3 minutes à pied du métro De Castelnau).

Statut de l’emploi : 

• Contrat de 1 an avec possibilité de prolongation  
• Date de début: Dès que possible
• 35 heures par semaine, du lundi au vendredi en présentiel

Avantages du poste 

• Assurances collectives après 6 mois de service continu; 
• Fermeture durant la période du temps des fêtes;
• Opportunités de développement professionnel : Accès à des formations continues;
• Milieu de travail dynamique et inclusif : Culture de travail positive, collaborative et respectueuse de la diversité;
• Activités sociales et événements d’équipe : Participation à des événements internes et externes pour renforcer l’esprit d’équipe;
• Accès à des services d'accompagnement (psychologique, bien-être);
• Accès prioritaire à une place en CPE (situé dans la même bâtisse que Petites-Mains). 

Ce poste vous intéresse? Écrivez-nous : rh@petitesmains.com