Coordinateur MAC (Eng/Fre)

Job DescriptionÀ propos de BGIS BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l’échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l’innovation par l’intermédiaire des services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de 30 000 emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur www.bgis.com/fr . RÉSUMÉ Le coordinateur MAC est responsable de la coordination de l'installation du mobilier, des déménagements de bureaux et des services de déclassement de mobilier et de bureaux durables dans le cadre de projets de déménagement, d'ajouts ou de modifications d'installations à l'appui des exigences du client. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALESPrestation de services

• Appuyer ou réaliser la coordination de la livraison et de l'installation du mobilier, des services de relogement et des services de déclassement durable sur les projets.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de services, y compris les entrepreneurs en déménagement et les installateurs de mobilier, pour veiller à ce que les services soient fournis à temps, conformément au calendrier et au budget.
• Créer des calendriers d'installation de mobilier, de déménagement et de déclassement durable non complexes et aider l'équipe MAC à établir le calendrier des projets plus complexes.
• Remplir les listes de défectuosités pour l'installation ou le déménagement de meubles, programmer les plans de remédiation et vérifier qu'ils sont complets.
• Coordonner les visites du site et assister aux visites du site, le cas échéant.
• Se rendre sur le site pour superviser ou aider l'équipe MAC à recevoir la livraison et l'installation du mobilier et aider aux activités de déménagement et de déclassement, le cas échéant.
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Administration

• Remplir et soumettre les permis de travail en matière de santé et de sécurité.
• Coordonner et réserver les entrepreneurs/commissionnaires de sécurité requis par le projet.
• Aider à remplir la documentation relative aux appels d'offres.
• Participer à la validation des exigences de sécurité des fournisseurs avant l'attribution des offres.
• Travailler en étroite collaboration avec l'administrateur du projet pour s'assurer que les BC sont émis et que les factures sont suivies correctement.
• Remplir tous les documents de facturation mensuelle en collaboration avec l'équipe MAC et les vérifier pour s'assurer qu'ils sont cohérents et complets et qu'ils coïncident avec les étapes approuvées conformément au calendrier du projet.
• S'assurer que tous les fichiers relatifs au projet sont classés correctement dans chaque dossier de projet.
• Remplir tous les documents de communication tels que les instructions de déménagement, comme l'exige le projet.
• Assister aux réunions avec les clients et rédiger les comptes rendus des réunions.

Gestion des relations

• Développer de solides relations internes avec les autres membres d'équipe, les lignes de service, les groupes de projet et les groupes opérationnels pour planifier, gérer et réaliser les projets.
• Entretenir une relation de travail efficace et positive avec tous les clients, les intervenants et les équipes internes sur chaque projet afin de maintenir les objectifs du client - One BGIS.
• Contribuer à la maintenance d'une base de données efficace de tiers et d'organisations caritatives de recyclage et entretenir de bonnes relations avec tous.
• Communiquer de manière efficace et proactive avec les intervenants, tels que les clients, les entrepreneurs et les organismes de l'industrie (selon les besoins) pour assurer la satisfaction des clients et le succès de BGIS.
• Entretenir une bonne relation avec tous les entrepreneurs tiers.

CONNIASSANCES ET COMPÉTENCES

• Excellentes aptitudes à la communication.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles (1 à 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine des déménagements, des ajouts, des changements, de l'installation de mobilier, des déclassements et des projets de planification d'installations ou expérience de travail en administration/coordination de projets).
• Aptitude à mener une réflexion stratégique. (Une certaine expérience dans la gestion des relations et des attentes des clients.)
• La connaissance des systèmes d'ameublement est un atout.
• Diplôme d'études collégiales ou formation équivalente.
• Capacité à travailler de façon autonome pour réaliser des projets non techniques conformément aux exigences, en respectant les délais et le budget.
• Capacité à planifier les horaires et forte expérience des logiciels MS Excel, Word, Publisher, PowerPoint et Outlook.
• Solides compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et de gestion des conflits.
• Capacité à voyager sur les sites des clients, selon les besoins. (Un permis de conduire valide est un atout)
• Bilinguisme français/anglais est un atout.
• Compétences administratives et fortes capacités d'organisation. (Expérience en administration)
• Solides compétences en communication avec une capacité avérée à communiquer clairement avec les autres aux fins d'échange de données, de clarification et de suivi.

Certificats et Agréments professionnels

• Non requis

BGIS est un employeur qui respecte l'égalité des chances et nous vous invitons à postuler pour un poste chez nous ! Si vous avez besoin d'un accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askHR. En cas de demande d'accommodement, nous discuterons avec le candidat en question et fournirons, ou ferons en sorte de fournir, un accommodement approprié d'une manière qui tiendra compte des besoins d'accessibilité du candidat en fonction de son handicap. BGIS is an equal opportunity employer, and we welcome you to apply for a position with us! If you require accommodation during the recruitment process, please contact us at askHR. Upon request for accommodation, we will consult with the applicant in question and provide, or arrange for the provision of, a suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability.