Coordonnateur.trice des évènements

Coordonnateur.trice des événementsTitre du supérieur immédiat:  Directrice générale

Date de mise à jour : Septembre 2025

Lieu : Québec

MISSION DU RÉSEAU ACTION TI

La mission du Réseau Action TI est de mobiliser, former et inspirer la communauté des TI du Québec afin de connecter, innover et faire rayonner l’excellence technologique au service de la société.

RAISON D'ÊTRE DE LA FONCTION

En collaboration avec l’équipe permanente et les bénévoles des comités organisateurs, la personne titulaire du poste planifie et coordonne toutes les étapes de réalisation logistiques et technologiques des événements qui lui sont confiés, dans le respect des objectifs et des orientations de la direction. Des connaissances en marketing événementiel seront considérées comme un atout et permettront de collaborer étroitement avec la personne responsable des communications, afin d’optimiser la promotion et le positionnement des événements, en vue d’atteindre les objectifs financiers et de participation.

RESPONSABILITÉS

• Planifier, organiser et superviser l’ensemble des aspects logistiques des événements qui lui sont confiés (salles fournisseurs, installations, horaires, sécurité, etc.) ;
• Assurer le lien et la coordination entre tous les intervenants internes et externes pour la réalisation des événements ;
• Superviser la mise en place sur site et assurer la coordination avant, pendant, et après les événements ;
• Préparer les appels d’offres, réviser les bons de commande et les contrats fournisseurs, et en assurer l’approbation selon les directives de gouvernance du Réseau;
• Superviser les fournisseurs externes afin de s’assurer du bon déroulement des activités ;
• Participer à l’inscription des événements lorsque requis ;
• Coordonner les conférenciers, formateurs et partenaires ;
• Développer un calendrier annuel d’événements en collaboration avec l’équipe interne ;
• Assurer la réalisation de tous les livrables promis aux partenaires ;
• Préparer et suivre les budgets annuels d’événements, et s’assurer de leur approbation par la direction ;
• Assurer le suivi rigoureux des revenus, dépenses et objectifs financiers des événements qui lui sont confiés ;
• Effectuer la conciliation post-événement et produire les bilans dans les délais requis ;
• En collaboration avec l’équipe du Réseau, réaliser des sondages de satisfaction et analyser les résultats ;
• Participer aux réunions des comités organisateurs ; préparer les ordres du jour des rencontres ainsi que les comptes-rendus ;
• Assurer la gestion des livrables et le soutien des bénévoles impliqués ;
• Concevoir et organiser des formats d’activités complémentaires aux grands événements ;
• Participer à des projets liés à des subventions dans le cadre des événements ou autres initiatives stratégiques ;
• Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins de l’organisation pour ses événements.

PROFIL RECHERCHÉ

• Excellente maîtrise de la coordination d’événements et de leurs enjeux spécifiques ;
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation, curiosité et ouverture aux nouveautés ;
• Aptitudes relationnelles marquées et capacité à mobiliser des équipes ;
• Sens de l’observation, de l’écoute et esprit d’initiative.

EXIGENCES

·        AEC (Attestation d’études collégiales) en gestion d’événements ou formation équivalente

·        Minimum de 2 années d’expérience en événements corporatifs

·        Bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit. (Communication avec conférenciers et partenaires hors Québec/Canada)

·        Maîtrise de Microsoft 365, outils collaboratifs et technologies Web.

·        Expérience en marketing événementiel (atout)

·        Expérience en OBNL ou association de membres (atout).

·        Éligible à travailler au Québec

HABILETÉS INTERPERSONNELLES

·        Rigueur, jugement et souci du travail bien fait ;

·        Capacité d’organisation, d’analyse de synthèse ;

·        Gestion efficace de priorités multiples ;

·        Sens des affaires et alignement avec la mission de l’organisation ;

·        Dynamisme, flexibilité, tolérance au stress et à l’ambiguïté.

CONDITIONS D’EMPLOI

·        Poste permanent

·        Horaires flexibles (dépassements possibles en période d’événements majeurs) ;

·        Télétravail avec déplacements requis selon les événements ;

·        Rémunération selon expérience ;

·        Vacances et congés payés ;

·        Avantages sociaux et allocation numérique

·        Le poste est à pouvoir dans la ville de Québec ou de Montréal ou les environs

COMMENT POSTULER

Joignez-vous à une équipe passionnée qui crée des événements marquants pour la communauté TI au Québec. Ici, vos idées prennent vie et votre travail a un impact direct !

Vous souhaitez postuler ? Faites-nous parvenir votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae à emplois@actionti.com.