Adjointe de direction Infrastructures aéroportuaires

SOMMAIRE Dans le cadre des activités de la direction des Infrastructures aéroportuaires, le(la) titulaire du poste fournit des services confidentiels de coordination, d’administration et de secrétariat au directeur, Infrastructures aéroportuaires de même qu’au directeur gestion des projets. RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Assure l’organisation générale et un suivi rigoureux de l’emploi du temps, des activités et des dossiers du directeur, Infrastructures aéroportuaires de façon ordonnée et systématique.
• Coordonne, produit, traduit, revoit et/ou finalise les documents/présentations effectués par son supérieur à l'intention de divers intervenants internes ou externes, incluant la mise en page et les présentations graphiques.
• Rédige, élabore, distribue et met à jour les procédures et directives de la direction Infrastructures aéroportuaires, de même que les notes de service, lettres, bulletins, dans les deux langues officielles selon le cas.
• Met sur pied des mécanismes de suivi auprès des intervenants, assure le lien avec les dossiers en cours et prend action, selon le cas.
• Prend connaissance du courrier et courriels reçus, les priorise, assure un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis par les membres de la direction, Infrastructures aéroportuaires et prend action, selon le cas.
• Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire du département et assure les suivis auprès des membres de l’équipe.
• Assure l’entrée de données budgétaires et d’approvisionnement dans SAP, effectue les analyses d’écart et produit les rapports demandés par son supérieur.
• Coordonne, planifie et organise les réunions du département ainsi que les autres comités internes et externes sous la responsabilité de la direction, Infrastructures aéroportuaires, prépare les dossiers et convocations. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc. lorsque nécessaire.
• Administre, coordonne et exécute la mise à jour de la portion intranet de la direction, Infrastructures aéroportuaires.
• Responsable de la gestion du dossier des lunettes de sécurité à lentilles correctrices auprès du personnel de la direction, Infrastructures aéroportuaires.
• Organise et planifie certains événements spéciaux pour la direction, Infrastructures aéroportuaires.
• Planifie les voyages, activités externes et internes des gestionnaires de la direction, de même que la préparation logistique et administrative.
• Produit les comptes de dépenses de ses supérieurs immédiats.
• Effectue diverses autres tâches connexes telles que classement de documents dans nos différents systèmes.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Posséder au moins huit (8) ans d’expérience en secrétariat ou bureautique, dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
• Une expérience à travailler en mode matricielle et supporter plus d’un client à la fois.
• Expérience pertinente dans un milieu corporatif avec plusieurs paliers de gestion.
• Maîtriser les langues française et anglaise (parlées et écrites).
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtriser la suite bureautique MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
• La connaissance du logiciel SharePoint, SAP, de MsProject, Power BI et des outils de collaboration électronique constitue un atout.
• Avoir le sens de l’organisation et la capacité de travailler en équipe.
• Capacité à travailler sous pression dans un contexte d’échéancier serré et de changement de priorités.
• Posséder de l'initiative, de l’autonomie, de la courtoisie et de la diplomatie.
• Discrétion et intégrité absolue.
• Être disponible à travailler selon un horaire flexible.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.