Coordonnateur administratif – jusqu'à 55 k$ – sur place, au Centre-ville de Montréal

Poste : coordonnateur administratif

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal (sur place, 5 jours par semaine)

Salaire : jusqu'à 55 000 $ par an (selon l'expérience) + excellents avantages sociaux

Nous recherchons un(e) coordonnateur administratif très organisé et soucieux du détail pour rejoindre notre équipe au centre-ville de Montréal. Ce poste à temps plein sur place est idéal pour une personne qui aime travailler dans un environnement dynamique, qui est proactive dans la gestion des tâches administratives et qui possède de solides compétences interpersonnelles. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien aux locataires et aux opérations internes, en assurant le bon déroulement des processus administratifs et de gestion immobilière au quotidien.

Exigences :

- Au moins 3 ans d'expérience dans un poste administratif (de préférence dans l'immobilier)

- Solides compétences en organisation et en gestion du temps

- Maîtrise des outils administratifs et de gestion (Hopem, P Drive, Tiplati, Nethris, Microsoft Word et Excel)

- Capacité à mener plusieurs tâches de front et à travailler sous pression pour respecter des délais serrés

- Solides compétences interpersonnelles pour interagir avec les locataires et les fournisseurs

- Bonne compréhension des procédures administratives, de location et de comptabilité (comptes clients, comptes fournisseurs)

- Expérience dans les processus RH et la paie (un atout)

Responsabilités :

- Répondre rapidement aux communications des locataires par courriel et par téléphone ; entretenir de bonnes relations avec les locataires

- Tenir à jour la liste des coordonnées des locataires avec des informations exactes (nom, téléphone, courriel)

- Tenir des dossiers bien organisés sur les locataires, en accordant la priorité à ceux qui nécessitent un suivi régulier

- Assurer le suivi des baux en cours et veiller à la distribution en temps voulu des documents juridiques

- Examiner les contrats de location avant de les envoyer et assurer le suivi des documents non signés

- Gérer les demandes de location et traiter les demandes des nouveaux locataires, y compris la préparation des propositions et des offres de location

- Effectuer les dépôts bancaires quotidiens (chèques, virements électroniques)

- Surveiller les paiements des locataires et envoyer des rappels en cas de retard ou de paiement partiel

- Assurer la coordination avec les fournisseurs : suivre l'exécution des services, gérer les factures et traiter les paiements via des systèmes électroniques

- Tenir à jour les profils et les dossiers des fournisseurs

- Veiller à ce que tous les dossiers administratifs soient organisés et stockés sous forme numérique, y compris les baux, les factures et la correspondance

Si vous êtes une personne proactive, minutieuse, douée pour la coordination et la communication, nous serions ravis de vous rencontrer. Postulez dès aujourd'hui à l'adresse alessandra.dipeco@quantum.ca et contribuez au bon fonctionnement d'une équipe administrative dynamique.

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Numéros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

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Position: Administrative Coordinator

Location: Downtown Montreal (On-site, 5 days/week)

Salary: Up to $55,000 annually (based on experience) + excellent benefits

We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Coordinator to join our team in downtown Montreal. This full-time, on-site position is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, is proactive in managing administrative tasks, and has strong interpersonal skills. You’ll play a key role in supporting both tenants and internal operations, ensuring smooth day-to-day functioning across administrative and property management processes.

Requirements:

- At least 3 years experience in an administrative role (real estate preferred)

- Strong organizational and time management abilities

- Proficiency with administrative and management tools (Hopem, P Drive, Tiplati, Nethris, Microsoft Word & Excel)

- Ability to multitask and work under pressure to meet tight deadlines

- Strong interpersonal skills for interacting with tenants and vendors

- Solid understanding of administrative, lease, and accounting procedures (AR, AP)

- Experience in HR and payroll processes (asset)

Responsibilities:

- Respond promptly to tenant communications via email and phone; maintain positive tenant relationships

- Keep the tenant contact list up to date with accurate information (name, phone, email)

- Maintain well-organized tenant files, with priority on those requiring regular follow-ups

- Track ongoing leases and ensure timely distribution of legal documents

- Review lease agreements prior to sending and follow up on unsigned documents

- Manage rental inquiries and handle new tenant applications, including preparing proposals and lease offers

- Make daily bank deposits (cheques, wire transfers)

- Monitor tenant payments and send reminders for late or partial payments

- Coordinate with vendors: follow up on service completion, manage invoices, and process payments through electronic systems

- Maintain vendor profiles and records

- Ensure all administrative files are organized and digitally stored, including leases, invoices, and correspondence

If you’re a proactive, detail-oriented individual who excels in coordination and communication, we’d love to hear from you. Apply today at alessandra.dipeco@quantum.ca and help support the smooth operation of a dynamic administrative team.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157