Coordonnateur de bureau | Office Coordinator

EVOQ est un chef de file reconnu en matière de conservation du patrimoine, de design contemporain et d'architecture dans les communautés inuites et de Premières nations. Reconnue pour son approche collaborative et ouverte, EVOQ offre un environnement de travail enrichissant où équilibre vie professionnelle et personnelle, apprentissage continu, et participation active à la vie communautaire sont au cœur de la pratique. EVOQ façonne l’architecture avec intégrité, excellence et engagement, respectant les communautés et les cultures servies.

Si tu carbures à relever continuellement de nouveaux défis, que tu as envie de variété et que tu souhaites faire partie d’une entreprise en pleine effervescence, ne manque pas cette opportunité et joins-toi à notre équipe !

Dans le cadre du développement continu de notre entreprise, nous sommes à la recherche d'un.e coordonnateur.rice de bureau pour notre Talents et Culture au bureau de Montréal. Le.la candidat.e idéal.e possède au moins 3 ans d'expérience pertinente et un intérêt pour les gens, la coordination et l’administration. Le ou la coordonnateur·trice de bureau joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du bureau. Véritable pilier logistique et humain, cette personne contribue à créer un environnement de travail agréable, fonctionnel et stimulant. Elle appuie également l’équipe de direction dans la coordination d’événements, de formations et d’activités internes, tout en veillant à ce que les opérations administratives se déroulent efficacement.

Principales responsabilités

• Entretenir des relations positives avec les employés et les fournisseurs (papeterie, entretien, services techniques).
• Gérer l’inventaire, les commandes de fournitures et denrées (lait, café, etc.) et suivre les coûts de bureau et recommander des pistes d’optimisation.
• Accueillir les visiteurs, clients et employé·es à la réception avec professionnalisme.
• Jouer un rôle clé dans l’intégration des nouveaux employé·es (volet administratif et humain).
• Assurer la propreté et la bonne disposition des espaces communs et salles de réunion ; coordonner les services de nettoyage.
• Exécuter les tâches administratives courantes (copies, courrier, réception et distribution des courriels) et donner un appui ponctuel pour l’organisation de voyages d’affaires (vols, hôtels, transport).
• Exécuter des tâches administratives plus ciblées (Réservation chambre du commerce, sceaux, CEBQ...).
• Aide dans le processus d’onboarding Talents et Culture.
• Maintenir l’archive papier et électronique (classement, numérisation, archivage).
• Gérer l’accès et le registre des sceaux d’architecte de la firme.
• Assurer la coordination des formations internes (réservation de salle, coordination fournisseurs).
• Participer activement au comité social et santé-sécurité (rôle de représentation opérationnelle et inventaire de la salle d’équipement).
• Coordonner les événements internes (5@7, BBQ, fêtes, initiatives bien-être).
• Animer la communication interne (Teams, affichage, infolettre hebdomadaire).

Ton profil

• Entre 3 et 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
• Diplôme d’études professionnelles, collégiales ou certificat universitaire en administration, bureautique, hôtellerie, ou équivalent.
• Enthousiasme marqué pour les tâches administratives variées.
• Compétences solides en organisation et coordination.
• Un grand dynamisme, beaucoup d’entregent et une facilité à communiquer avec une variété de personnes.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Le bilinguisme (français/anglais) serait un atout, car tu seras également interpelé à travailler avec notre bureau de l'Ontario.

À propos de toi

• Excellent esprit d'équipe, humble.
• Curieux.se de l’autre et engagé.e.
• S’adapte facilement et rapidement aux changements.
• Excellente gestion des priorités et de son temps.
• Autonome, débrouillard.e et faisant preuve d’initiatives.
• Communicateur.rice efficace, proactif.ve et diplomate.

Conditions de travail et environnement

• Un horaire de travail flexible en mode hybride (en présentiel).
• Un Lieu de travail stimulant : Montréal, tout près de la Place-des-Arts.
• Un salaire compétitif en fonction de l'expérience.
• Une gamme complète d'avantages sociaux incluant les assurances, la télémédecine et plus encore.
• Un programme enviable de formation des employés animés par des experts internes et externes.
• Un accompagnement dans le développement de ta carrière.
• La cotisation à l'ordre professionnel payée par l'entreprise.
• Un environnement de travail dynamique et stimulant.

POSEZ VOTRE CANDIDATURE DÈS MAINTENANTRejoins notre équipe et fais carrière chez EVOQ Architecture en envoyant ta candidature (lettre de motivation, CV) par courriel à rh@evoqarchitecture.com. Indique le titre du poste dans l’objet du courriel.

Toutes les candidatures seront évaluées, mais seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront contacté.e.s. Nous te remercions de l’intérêt que tu portes à notre entreprise. N’hésite pas à partager cette offre d’emploi avec tes ami.e.s et collègues intéressés par de nouvelles opportunités de carrière.

EVOQ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Sur demande, les candidats handicapés peuvent bénéficier d'une assistance dans le cadre du processus de sélection et de présélection.

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EVOQ is a recognized leader in heritage conservation, contemporary design, and architecture within Inuit and First Nations communities. Known for its collaborative and open approach, EVOQ offers an enriching work environment where work–life balance, continuous learning, and active involvement in community life are at the heart of the practice. EVOQ shapes architecture with integrity, excellence, and commitment, respecting the communities and cultures it serves.

If you thrive on taking on new challenges, enjoy variety, and want to be part of a dynamic and fast‑growing company, don’t miss this opportunity to join our team!

As part of the ongoing development of our firm, we are looking for an Office Coordinator to support our Talent & Culture team in the Montréal office. The ideal candidate has at least 3 years of relevant experience and a strong interest in people, coordination, and administration. The Office Coordinator plays a key role in the daily operations of the office. As a true logistical and human pillar, this person helps create a pleasant, functional, and motivating work environment. They also support the leadership team in coordinating events, trainings, and internal activities, while ensuring administrative operations run smoothly.

Main Responsibilities

• Maintain positive relationships with employees and suppliers (stationery, maintenance, technical services).
• Manage inventory and orders for office supplies and consumables (milk, coffee, etc.); track office expenses and suggest optimization opportunities.
• Greet visitors, clients, and employees at the reception desk with professionalism.
• Play a key role in onboarding new employees (both administrative and people-focused aspects).
• Ensure cleanliness and proper setup of common areas and meeting rooms; coordinate cleaning services.
• Perform general administrative tasks (copies, mail, receiving and distributing packages) and provide occasional support for coordinating business travel (flights, hotels, transportation).
• Carry out more specialized administrative tasks (Chamber of Commerce bookings, seals, CEBQ, etc.).
• Support the Talent & Culture team with onboarding processes.
• Maintain physical and electronic archives (filing, scanning, archiving).
• Manage access and the firm’s architect seal registry.
• Coordinate internal training sessions (room bookings, vendor coordination).
• Participate actively in the Social and Health & Safety committees (operational representation and equipment room inventory).
• Coordinate internal events (5 à 7 gatherings, BBQs, celebrations, wellness initiatives).
• Support internal communications (Teams, posters, weekly newsletter).

Your Profile

• Between 3 and 5 years of experience in a similar role.
• Diploma of vocational studies, college degree, or university certificate in administration, office management, hospitality, or equivalent.
• Strong enthusiasm for varied administrative tasks.
• Strong organizational and coordination skills.
• Highly dynamic, personable, and comfortable interacting with a wide range of people.
• Excellent command of Microsoft Office.
• Bilingualism (French/English) is an asset, as you will also collaborate with our Ontario office.

About you

• Excellent team spirit, humble.
• Curious and engaged.
• Adapts easily and quickly to change.
• Excellent time and priority management.
• Autonomous, resourceful, and proactive.
• Effective communicator, proactive, and diplomatic.

Working Conditions and Environment

• Flexible work schedule in a hybrid model (in‑office presence required).
• A stimulating workplace in Montréal, near Place-des-Arts.
• Competitive salary based on experience.
• A comprehensive benefits package including insurance, telemedicine, and more.
• An outstanding employee training program led by internal and external experts.
• Support for your career development.
• Professional membership fees covered by the firm.
• A dynamic and inspiring work environment.

APPLY NOWJoin our team and build your career at EVOQ Architecture by sending your application (cover letter and résumé) by email to rh@evoqarchitecture.com. Please indicate the job title in the subject line.

All applications will be reviewed, but only selected candidates will be contacted. We thank you for your interest in our firm. Feel free to share this job posting with friends or colleagues who may be interested in new career opportunities.

EVOQ is an equal opportunity employer and encourages women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and persons with disabilities to apply. Upon request, candidates with disabilities may receive assistance during the selection and pre-selection process.