Talent and Employee Experience Consultant | Conseiller-ère, Talent et expérience employé

Position Title:

Talent and Employee Experience Consultant

Competition Number:

008 – 2025

Administrative Unit:

Human Resources Services

Immediate Supervisor:

Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture

Position Type:

Permanent (Non-Unionized)

Hours of Work:

35 hours per week

Salary Scale :

Level 8 ($67 749 to $85 609)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

SUMMARY

Five (5) key factors contribute to the employee experience: the employee's personality, the university's stance on diversity and inclusion, the job role, the employee's immediate supervisor, and compensation and benefits. The Talent & Employee Experience Consultant specializes in creating and maintaining a positive and rewarding work environment, with the goal of developing an organization that attracts and retains talented employees.

The Talent & Employee Experience Consultant will help promote and support talent development, align and enhance the employee experience while contributing to the achievement of the university's goals. He/she plays a key role in bringing together people, processes and technology in the design of end-to-end goal-driven HR processes, while focusing on continuous improvement and simplification.

SPECIFIC RESPONSIBILITIESTalent Acquisition

• Implement a talent acquisition strategy, including research and recruitment of candidates
• Review job applications to identify high-potential candidates.
• Liaise with hiring managers to understand expectations for each position.
• Assist in the review of the talent assessment and interview process.
• Conduct candidate sourcing activities to fill vacancies.
• Analyze organizational evolution and anticipate future employment needs.
• Design and manage recruitment and selection processes (CV review, pre-selection calls, interviews, etc.).
• Review applications and background check reports as required.
• Perform initial data entry into Workforce Now to ensure employee services.
• Establish long-term relationships with former and potential candidates.
• Propose new ideas to improve talent acquisition activities.
• Research talent acquisition trends in the staffing industry.

Integration

• Participate in the integration and training of new employees.
• Coordinate with payroll management for seamless onboarding and offboarding processes.
• Develop and implement employee reward programs that recognize performance and service anniversaries.
• Create and distribute employee feedback surveys, compile results and present findings.
• Analyze and understand all employee feedback survey data to decide and design appropriate interventions to continuously improve our scores in areas where we can and maintain scores in areas where we do well.
• Implement and manage initiatives in internal communications, engagement, recognition, etc. as projects, engaging the right people to achieve the desired results.
• Ensure the integration of new managers: introduce HR tools/programs and processes and respond to inquiries.
• Meet with departing employees to gather information and views on the reasons for their departure.
• Support prevention and other health and safety activities within the university.
• Suggest improvements to HR processes to have a positive impact on the employee experience. Participate in process changes.
• Recommend suggestions for adapting processes to improve the employee experience.
• Collaborate with IT department to ensure the smooth integration of new employees into relevant systems and software platforms.

Talent Development and Performance Management:

• Collaborate with internal stakeholders to ensure that the organization's policies are effective and properly implemented.
• Design, implement and manage leadership development programs for executives and employees.
• Develop and implement initiatives to align and enhance the employee experience.
• Manage and evolve talent management programs and processes, including performance reviews.
• Provide support in organizing and analyzing HR and employee data to identify HR solutions to create the desired culture.
• Implement ongoing training and development initiatives to nurture talent within the organization.

Labour Relations:

• Attend bargaining sessions and provide support to the management team through research and analysis of labour relations issues.
• Coordinate documentation required under collective agreements within prescribed deadlines.
• Assist the Associate Vice Rector, Talent, Diversity & Culture in handling complaints and grievances, promoting fair and constructive conflict resolution practices.

Employee Well-being and Disability Management:

• Oversee the management of sick leave, disability claims, and return-to-work programs, ensuring compliance with legal requirements and university policies.
• Collaborate with managers and employees to develop accommodations and return-to-work plans that support the successful reintegration of employees into the workplace.
• Provide guidance and support to managers on managing employee absences due to illness or disability, ensuring fair and consistent treatment.

HR Policies, Regulations, and Operations:

• Advise and support various administrative and academic units in interpreting and applying HR laws, regulations, policies, and procedures.
• Prepare statistical reports to inform decision-making and track HR metrics, demonstrating a commitment to data-driven HR practices.

HR Advisory Role:

• Provide guidance to managers in aligning HR practices with the University's values and strategic objectives.
• Analyze and interpret employee survey data to develop strategies, programs, and action plans for enhancing employee engagement and satisfaction.
• Ensure compliance with applicable laws and regulations, including participation in Joint Health and Safety and Pay Equity Committees as required.

Other Responsibilities:

• Support payroll management and perform administrative tasks as required.
• Respond to inquiries from employees, faculty, and the public regarding HR policies and procedures.
• Manage files, reports, and contracts, ensuring accuracy and confidentiality.
• Fulfill any other duties assigned by the supervisor within the HR domain.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

• Possess a Bachelor's degree in a relevant field, with at least three (3) years of professional experience or equivalent qualifications to effectively fulfill the role.
• Bilingualism (French and English) required.
• Demonstrate proven expertise in launching, managing and executing employee experience and engagement initiatives.
• Demonstrate a solid understanding of internal communications principles and strategies.
• Adopt a practical, results-oriented approach to achieving objectives.
• Utilize hands-on experience in candidate identification and assessment.
• Demonstrate expertise in employment legislation and effective advisory skills, including stakeholder engagement and interpersonal skills.
• Demonstrate exceptional organization and effective time management, ability to multi-task, creative problem solving, and a positive, pragmatic approach.
• CHRP certification or equivalent is an asset.
• Previous experience in a university environment is preferred.

Interested candidates are requested to submit an online application at Job Openings (ustpaul.ca) by April 18, 2025 at 23:59.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Conseillèr(e), Talent et expérience employé

Numéro de concours :

008 - 2025

Unité administrative :

Service des ressources humaines

Supérieur immédiat :

Vice-rectrice associée, Talent, diversité et culture

Type d’emploi :

Permanent (Non-syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Échelle Salariale:

Niveau 8 (67 749 $ - 85 609 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

RÉSUMÉ

Cinq facteurs clés impactent significativement l'expérience des employés : la personnalité individuelle, l'engagement de l'université envers la diversité et l'inclusion, la nature du poste, le superviseur immédiat de l'employé, et le package global de rémunération et d'avantages sociaux. En tant que Consultant en talents et expérience des employés, l'accent est mis sur la création et le maintien d'un environnement de travail positif et enrichissant visant à attirer et à fidéliser les meilleurs talents.

Ce rôle est dédié à la promotion et à la stimulation des initiatives de développement des talents, en les alignant sur les objectifs de l'université et en enrichissant l'expérience globale des employés. En intégrant les personnes, les processus et la technologie, le consultant contribue à la conception de stratégies RH complètes visant à atteindre les objectifs organisationnels. L'amélioration continue et la simplification sont au cœur de cette démarche, garantissant que les pratiques RH restent agiles et efficaces.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Acquisition de talents

• Mettre en œuvre une stratégie d'acquisition de talents, y compris la recherche et le recrutement de candidats.
• Examiner les demandes d'emploi afin d'identifier les candidats à fort potentiel.
• Assurer la liaison avec les responsables du recrutement afin de comprendre les attentes pour chaque poste.
• Participer à l'examen du processus d'évaluation des talents et d'entretien.
• Mener des activités de recherche de candidats pour pourvoir les postes vacants.
• Analyser l'évolution de l'organisation et anticiper les besoins futurs en matière d'emploi.
• Concevoir et gérer les processus de recrutement et de sélection (examen des CV, appels de présélection, entretiens, etc.)
• Examiner les candidatures et les rapports de vérification des antécédents, le cas échéant.
• Effectuer la saisie initiale des données dans Workforce Now pour assurer les services aux employés.
• Établir des relations à long terme avec les anciens candidats et les candidats potentiels.
• Proposer de nouvelles idées pour améliorer les activités d'acquisition de talents.
• Rechercher les tendances en matière d'acquisition de talents dans le secteur de la dotation du personnel.

• Intégration

• Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux employés.
• Coordonner avec la gestion de la paie les processus d'intégration et de départ.
• Élaborer et mettre en œuvre des programmes de récompense des employés qui reconnaissent les performances et les anniversaires de service.
• Créer et distribuer des enquêtes sur les réactions des employés, compiler les résultats et les présenter.
• Analyser et comprendre toutes les données des enquêtes de satisfaction des employés afin de décider et de concevoir des interventions appropriées pour améliorer continuellement nos scores dans les domaines où nous le pouvons et maintenir les scores dans les domaines où nous réussissons bien.
• Mettre en œuvre et gérer des initiatives en matière de communication interne, d'engagement, de reconnaissance, etc. en tant que projets, en engageant les bonnes personnes pour atteindre les résultats souhaités.
• Assurer l'intégration des nouveaux superviseurs : présenter les outils/programmes et processus RH et répondre aux demandes.
• Rencontrer les employés qui quittent l'entreprise afin de recueillir des informations et des avis sur les raisons de leur départ.
• Soutenir les activités de prévention et autres activités liées à la santé et à la sécurité au sein de l'université.
• Proposer des améliorations aux processus RH afin d'avoir un impact positif sur l'expérience des employés. Participer aux changements de processus.
• Recommander des suggestions pour adapter les processus afin d'améliorer l'expérience des employés.
• Collaborer avec le département informatique pour assurer l'intégration harmonieuse des nouveaux employés dans les systèmes et les plateformes logicielles pertinents.

• Développement des talents et gestion de la performance

• Collaborer avec les parties prenantes internes pour assurer que les politiques de l'organisation sont efficaces et correctement mises en œuvre.
• Concevoir, mettre en œuvre et gérer des programmes de développement du leadership pour les cadres et les employés.
• Développer et mettre en œuvre des initiatives pour aligner et améliorer l'expérience des employés.
• Gérer et faire évoluer les programmes et processus de gestion des talents, y compris les évaluations de performances.
• Fournir un soutien dans l'organisation et l'analyse des données RH et des employés pour identifier des solutions RH pour créer la culture souhaitée.
• Mettre en œuvre des initiatives de formation continue et de développement pour favoriser le talent au sein de l'organisation.

• Rélations de travail

• Coordonner la documentation requise par les conventions collectives dans les délais prescrits.
• Assister le vice-recteur associé, Talent diversité et culture dans le traitement des plaintes et des griefs, en promouvant des pratiques de résolution des conflits équitables et constructives.

• Bien-être des employés et gestion d'invalidité

• Superviser la gestion des congés de maladie, des demandes d'invalidité et des programmes de retour au travail, en veillant à la conformité aux exigences légales et aux politiques de l'université.
• Collaborer avec les gestionnaires et les employés pour élaborer des accommodements et des plans de retour au travail qui soutiennent la réintégration réussie des employés sur le lieu de travail.
• Fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires pour gérer les absences d'employés dues à la maladie ou à l'invalidité, en garantissant un traitement équitable et cohérent.

• Politiques, réglementations et opérations RH

• Conseiller et soutenir diverses unités administratives et académiques dans l'interprétation et l'application des lois, règlements, politiques et procédures RH.
• Préparer des rapports statistiques pour éclairer la prise de décision et suivre les indicateurs RH, démontrant un engagement envers les pratiques RH basées sur les données.

• Rôle consultatif en RH

• Fournir des conseils aux gestionnaires pour aligner les pratiques RH avec les valeurs et les objectifs stratégiques de l'université.
• Analyser et interpréter les données des enquêtes auprès des employés pour développer des stratégies, des programmes et des plans d'action visant à améliorer l'engagement et la satisfaction des employés.
• Assurer la conformité avec les lois et règlements applicables, y compris la participation aux comités conjoints de santé et sécurité et d'équité salariale, si nécessaire.

• Autres responsabilités

• Soutenir la gestion de la paie et effectuer des tâches administratives selon les besoins.
• Répondre aux demandes des employés, du corps professoral et du public concernant les politiques et procédures RH.
• Gérer les fichiers, les rapports et les contrats, en veillant à leur précision et à leur confidentialité.
• S'acquitter de toute autre tâche assignée par le superviseur dans le domaine des RH.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Posséder un baccalauréat dans un domaine pertinent, avec au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle ou des qualifications équivalentes pour remplir efficacement le rôle.
• Bilinguisme (français et anglais) requis
• Démontrer une expertise avérée dans le lancement, la gestion et l'exécution d'initiatives d'expérience et d'engagement des employés.
• Faire preuve d'une solide compréhension des principes et des stratégies de communication interne.
• Adopter une approche pratique et axée sur les résultats pour atteindre les objectifs.
• Utiliser une expérience pratique dans l'identification et l'évaluation des candidats.
• Faire preuve d'une expertise en législation du travail et de compétences consultatives efficaces, y compris l'engagement des parties prenantes et les capacités interpersonnelles.
• Démontrer une organisation exceptionnelle et une gestion efficace du temps, une capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément, une résolution créative des problèmes, et une approche positive et pragmatique.
• La certification CRHA ou équivalente est un atout.
• Une expérience antérieure dans un environnement universitaire est préférable.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligneà Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 18 avril 2025 à23h 59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.