Adjoint de direction

Titre interne officiel: Adjoint administratif Statut: Régulier Sommaire: En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous aurez à assister directement le VP – Assurance des entreprises. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de votre sens de l’initiative. Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Apporter un support direct au VP-Assurance des entreprises:

• Tenir à jour l’agenda et prise en charge de certains courriels.
• Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
• Préparer les notes de frais, les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs
• Préparer les lettres, les notes de service, les rapports, les présentations

• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions de la vice-présidence et des comités de gestion de la vice-présidence :

• Planifier le calendrier des réunions des comités de gestion, proposer l’ordre du jour, assister aux réunions des comités de gestion et dresser les comptes rendus.
• Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des participants ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités.

• Coordonner la réception des invitations des différents comités auxquels le vice-président participe à l’interne et à l’externe pour s’assurer de sa disponibilité (comité d’industrie, conseils d’administration, congrès, conférences, etc.).
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
• Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels, de la correspondance avec les autorités telles que l’AMF dont il faut effectuer des dépôts trimestriels et autres.

Vos talents et qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
• Minimum de six (6) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont trois (3) comme adjoint(e) de direction
• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.
• Maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit et une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l’entreprise à l’extérieur du Québec

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