Coordonnateur·trice aux inscriptions – bilingue, télétravail (Québec)

Altitude/C est une agence d'organisation d'événements corporatifs et associatifs d'envergure en Amérique du nord: congrès, sommets, rencontres internes, cérémonie, galas, etc.

Nous créons des expériences mémorables, qui soutiennent les objectifs d’affaires de nos client·e·s et respectent leurs standards de marque.

Dans le cadre de notre croissance dans le secteur des congrès et des événements corporatifs, nous souhaitons accueillir un·e coordonnateur·trice aux inscriptions bilingue pour prendre en charge la gestion des participant·e·s sur nos événements.

Ta Mission

Nous recherchons une personne rigoureuse, bilingue et orientée service, capable de gérer de A à Z le cycle de vie des inscriptions : configuration des plateformes, gestion des abstracts pour les congrès, soutien aux participant·e·s et présence sur place lors des événements au besoin.

Ce rôle est au croisement de la gestion de données, des plateformes technologiques et de l’expérience participant·e, avec un fort accent sur la clarté, la précision et la qualité du service.

Tu travailleras en étroite collaboration avec les chargé·e·s de projet et les producteur·trice·s afin de t’assurer que tous les points de contact liés aux inscriptions soient fluides, simples et professionnels pour les participant·e·s, les commanditaires et les conférencier·ère·s.

Responsabilités

Plateformes d’inscription et préparation pré-événement

• Configurer et gérer les plateformes d’inscription en ligne pour les congrès et événements corporatifs.
• Construire et maintenir les formulaires d’inscription pour les participant·e·s, exposant·e·s, commanditaires et conférencier·ère·s.
• Paramétrer les types de billets, codes promotionnels, règles de paiement et politiques de remboursement.
• S’assurer que le parcours d’inscription soit clair, convivial et aligné à l’image de marque de chaque événement.

Gestion des abstracts et du contenu de présentation pour les congrès

• Mettre en place et administrer la plateforme de dépôt des résumés de présentation (abstracts).
• Accompagner les personnes qui soumettent une présentation et les membres des comités dans le processus de dépôt, de révision et d’approbation.
• Coordonner les communications liées aux présentations acceptées (messages d’acceptation, consignes, rappels, échéanciers).
• Produire les listes et exports nécessaires pour bâtir la programmation, les documents de présentation et la logistique sur place.

Support aux participant·e·s et service à la clientèle

• Agir comme personne-ressource pour les participant·e·s et parties prenantes, en français et en anglais.
• Répondre aux questions par courriel et par téléphone (inscriptions, modifications, facturation, demandes spéciales).
• Gérer les changements, substitutions, annulations et besoins particuliers (accessibilité, restrictions alimentaires, etc.).
• Adopter en tout temps un ton professionnel, chaleureux et orienté solutions.

Support sur place lors des événements

• Être présent·e en personne sur certains événements nécessitant un soutien aux inscriptions et à l’accueil.
• Superviser l’enregistrement, l’impression des badges, les comptoirs d’inscription et les flux de circulation.
• Gérer les inscriptions de dernière minute, les participant·e·s absent·e·s et les ajustements en temps réel avec l’équipe de projet.
• Contribuer à créer une expérience d’accueil fluide, accueillante et rassurante.

Suivi, rapports et amélioration continue

• Préparer les rapports d’inscription et de participation avant, pendant et après les événements.
• Suivre des indicateurs clés (taux de conversion, annulations, participant·e·s absent·e·s, délais de complétion, etc.).
• Documenter les bonnes pratiques et les apprentissages pour optimiser les processus d’une édition à l’autre.

Profil recherché

Nous cherchons un·e professionnel·le polyvalent·e et organisé·e qui aime autant les fichiers bien structurés que les événements bien vivants.

Tu es la bonne personne si tu possèdes :

• 3 à 5 ans d’expérience en gestion des inscriptions, coordination d’événements ou service à la clientèle dans le contexte de congrès ou d’événements corporatifs.
• Une excellente maîtrise d’au moins une plateforme d’inscription.
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• De bonnes compétences avec Excel ou Google Sheets, et à l’aise avec les listes, exports et bases de données simples.
• Un grand souci du détail, un esprit structuré et la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément.
• La capacité de rester calme, courtois·e et orienté·e solutions dans les périodes de pointe pré-événement et sur place.
• Connaissance d’outils de CRM ou d’infolettres (p. ex. HubSpot, Mailchimp).

Conditions

• Horaire : poste à temps plein, du lundi au vendredi, avec une flexibilité lors des périodes d’événements.
• Lieu : poste affiché à Québec, en télétravail 100 %, avec des déplacements et présences en personne requis lors de certains événements.

Les avantages de travailler chez Altitude/C

• Une culture d’agence centrée sur l’humain et la collaboration, avec une équipe accessible et engagée.
• Des projets variés qui ont un impact concret pour les organisations et leurs communautés.
• Un environnement qui encourage l’apprentissage continu et le développement de ton expertise en congrès et événements corporatifs.
• Une réelle flexibilité dans l’organisation de ton travail, tout en restant connecté·e à ton équipe projet.

Joindre Altitude/C, c’est façonner l’avenir de notre équipe de production de Québec et contribuer à des expériences qui ont un réel impact.

Pour postuler, envoie ton CV à info@altitudec.com.

Seules les personnes retenues seront contactées.

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Altitude/C is an agency that organizes large-scale corporate and association events in North America: conferences, summits, internal meetings, ceremonies, galas, etc.

We create memorable experiences that support our clients' business objectives and meet their brand standards

As part of our growth in the conference and corporate events sector, we are looking to hire a bilingual registration coordinator to manage participants at our events.

Your Mission

We are looking for a rigorous, bilingual, service-oriented person who is capable of managing the entire registration lifecycle from start to finish: configuring platforms, managing abstracts for conferences, providing support to participants, and being present at events as needed.

This role is at the intersection of data management, technology platforms, and participant experience, with a strong emphasis on clarity, accuracy, and quality of service.

You will work closely with project managers and producers to ensure that all registration-related touchpoints are smooth, simple, and professional for participants, sponsors, and speakers.

Responsibilities

Registration platforms and pre-event preparation

• Configure and manage online registration platforms for conferences and corporate events.
• Build and maintain registration forms for participants, exhibitors, sponsors, and speakers.
• Set up ticket types, promotional codes, payment rules, and refund policies.
• Ensure that the registration process is clear, user-friendly, and aligned with the brand image of each event.

Support for participants and customer service

• Act as a resource person for participants and stakeholders, in French and English.
• Respond to questions by email and phone (registrations, changes, billing, special requests).
• Manage changes, substitutions, cancellations, and special needs (accessibility, dietary restrictions, etc.).
• Maintain a professional, friendly, and solution-oriented tone at all times.
• Manage changes, substitutions, cancellations, and special needs (accessibility, dietary restrictions, etc.).
• Maintain a professional, friendly, and solution-oriented tone at all times.

On-site support during events

• Be present in person at certain events requiring registration and reception support.
• Supervise registration, badge printing, registration counters, and traffic flow.
• Manage last-minute registrations, no-shows, and real-time adjustments with the project team.
• Help create a smooth, welcoming, and reassuring reception experience.

Monitoring, reporting, and continuous improvement

• Prepare registration and participation reports before, during, and after events.
• Monitor key indicators (conversion rates, cancellations, no-shows, completion times, etc.).
• Document best practices and lessons learned to optimize processes from one edition to the next.

Required profile

We are looking for a versatile and organized professional who loves well-structured files as much as lively events.

You are the right person if you have:

• 3 to 5 years of experience in registration management, event coordination, or customer service in the context of conferences or corporate events.
• Excellent command of at least one registration platform.
• Excellent command of French and English, both spoken and written.
• Good skills with Excel or Google Sheets, and comfortable with lists, exports, and simple databases.
• Great attention to detail, a structured mind, and the ability to manage multiple files simultaneously.
• The ability to remain calm, courteous, and solution-oriented during peak periods before and during events.
• Knowledge of CRM or newsletter tools (e.g., HubSpot, Mailchimp).

Conditions

• Hours: Full-time position, Monday through Friday, with flexibility during event periods.
• Location: Position posted in Quebec City, 100% remote work, with travel and in-person attendance required for certain events.

The benefits of working at Altitude/C

• A people-centered and collaborative agency culture, with an accessible and committed team.
• Varied projects that have a concrete impact on organizations and their communities.
• An environment that encourages continuous learning and the development of your expertise in consulting.
• Corporate events and activities.
• Real flexibility in organizing your work, while staying connected to your project team.

To apply, send your resume to info@altitudec.com.

Only selected candidates will be contacted.