Adjoint de direction

Vous aimez travailler pour une cause et souhaitez faire une différence dans un milieu social en apportant vos habiletés en administration? Vous avez envie de faire partie d’une équipe soudée et d’une famille professionnelle qui met de l’avant le travail d’équipe, la communication et la collaboration entre collègues de travail? WIAIH cherche présentement à combler le poste d’adjoint à la direction, à temps partiel à raison de 28 heures par semaine.

L’Association de l’Ouest de l’Île pour les handicapés intellectuels, mieux connue sous son acronyme anglophone WIAIH (prononcé why-ah), a pour mission d'améliorer la vie des personnes ayant une déficience intellectuelle ou un trouble du spectre de l'autisme, d'offrir du soutien à leurs familles, de maintenir et développer des services innovateurs et de sensibiliser la collectivité. Nos activités comprennent des services de loisirs, des camps spécialisés, des activités sociales, des séances d’information, une résidence permanente, un centre de développement pour la petite enfance, un programme de jour et d’après-midi pour une clientèle vieillissante, et bien plus encore.

La personne recherchée, dans le respect de la mission de l’organisme, soutiendra la direction générale dans la gestion de l'organisme, en participant à la gestion administrative des ressources humaines et matérielles, ainsi qu'en contribuant à la gestion des ressources financières et immobilières.

Responsabilités

• Participer à la gestion des immeubles et assurer le soutien technique (informatique, internet, téléphone, etc.) pour les différentes bâtisses;
• Garantir la rédaction, la révision et la mise en forme des documents nécessaires au fonctionnement (correspondances, comptes-rendus, participation à la rédaction du rapport annuel, graphiques, statistiques, etc.);
• Rédiger des demandes de financement et explorer d’autres sources potentielles de financement afin de diversifier les ressources financières disponibles (appels de projets, etc.);
• Travailler en étroite collaboration avec la direction pour les rapports de reddition de comptes et les demandes de financement, qu'elles soient récurrentes ou ponctuelles.
• Assurer la collecte et la validation des feuilles de temps des équipes et assurer le relais avec le service des ressources humaines et la direction générale;
• Préparer l'ordre du jour des réunions des comités, conseils d'administration et autres réunions s’il y a lieu, et coordonner les dispositions nécessaires à leur organisation.
• Contribuer à la représentation de l'organisme auprès des partenaires et de la communauté;
• Participer à la planification et organisation de différents projets ponctuels et levée de fonds;
• Coordonner la mise à jour et structurer la nomenclature des systèmes de classement et d'archivage, tant manuels qu'informatisés, des dossiers, documents et fichiers administratifs de l'organisation;
• Veiller, en collaboration avec la direction générale et les ressources externes en RH, à l’accueil de toute nouvelle embauche (gestion de l’accès informatique, des documents administratifs requis, transmission des informations, etc.) ainsi que l'inscription ou les modifications auprès de l'assurance groupe et du régime de retraite;
• Collaborer à la mise en place d’initiatives et l’optimisation des processus et politiques en matière de gestion des ressources humaines avec la direction générale et le service des ressources humaines externes;
• Gérer la préparation de la facturation, des dépôts (chèques et comptant) et du courrier;
• Collaborer à la gestion des statistiques de l’organisation;
• Effectuer toute autre tâche à la demande de la direction générale;

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent en lien avec le poste;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Excellente connaissance en informatique, maîtrise nécessaire de la Suite Microsoft Office, de bases de données et des réseaux sociaux;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit afin de bien desservir les membres, les partenaires et la clientèle;
• Esprit d’équipe, sens de l’initiative et autonomie;
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
• Disponibilité, engagement, flexibilité et sens de l’adaptation;
• Excellentes qualités interpersonnelles (empathie, intelligence émotionnelle développée, etc.);
• Faire preuve d’un niveau de confidentialité élevé.