Adjoint(e) Administratif(-ive)

Chez Fiera Capital Nous investissons dans la création d’une culture qui permet à nos employés de se sentir appréciés, pris en charge, vus et entendus. Notre approche de l’expérience employé est adaptée à vos besoins et vos ambitions :

• Votre expérience inclusive : Nous nous engageons à entretenir un milieu de travail inclusif, sécurisant et digne de confiance.
• Votre croissance et autonomie : Nous avons des objectifs de croissance ambitieux pour notre firme, ce qui en fait l’endroit idéal pour donner de l’élan à sa carrière.
• Votre rémunération et reconnaissance : Nous attachons une grande importance à nos gens et à leur contribution – et cela se reflète dans notre rémunération et nos avantages sociaux concurrentiels, et notre culture de collaboration.
• Votre bien-être, à votre façon : Nous nous efforçons de créer un environnement de travail sain et nous proposons des programmes destinés à favoriser le bien-être de nos employés.

Ce que nous recherchons : Nous sommes à la recherche d’une personne bien organisée et proactive pour prêter main-forte à l’équipe de direction régionale canadienne à titre d’adjoint(e) administratif(-ive). Ce poste contribue de manière déterminante à l’efficacité quotidienne de la haute direction en assurant une coordination fluide des activités administratives, opérationnelles et communicationnelles. La personne idéale pour ce poste se distingue par sa minutie, sa débrouillardise et sa capacité à évoluer dans un environnement dynamique aux priorités changeantes. Elle se démarque par son jugement sûr, sa discrétion et son aisance auprès d’un large éventail de parties prenantes. Vos responsabilités :

• Fournir un soutien administratif et opérationnel de premier ordre à trois hauts responsables régionaux;
• Gérer des calendriers complexes en assurant la planification des activités, l’établissement des priorités et la résolution des conflits d’horaire impliquant plusieurs parties prenantes;
• Assurer la coordination complète des déplacements, notamment les itinéraires, la logistique et les modifications en temps réel;
• Veiller à l’envoi des notes de frais et à une déclaration à temps et sans erreurs;
• Gérer la boîte de messagerie et les communications, en rédigeant les réponses, en classant les demandes par ordre de priorité et en acheminant celles qui le nécessitent aux responsables concernés;
• Servir de personne-ressource auprès des interlocuteurs internes et externes en garantissant des communications claires et professionnelles;
• Coordonner les réunions et les activités, en assurant entre autres la planification, la logistique, la préparation des ordres du jour et la distribution des documents;
• Assembler, mettre en page et transmettre des présentations, des notes de service et des rapports, en veillant à leur exactitude, à leur uniformité et au contrôle des versions;
• Effectuer un suivi des relances et des mesures à prendre pour garantir que les initiatives clés sont exécutées à temps;
• Assurer la vérification, le traitement et le suivi des factures et des dépenses; contribuer au suivi budgétaire de base;
• Classer les fichiers numériques et garantir une gestion efficace des documents à l’aide d’outils comme Teams et SharePoint;
• Identifier des pistes d’amélioration des processus administratifs afin d’accroître l’efficacité de l’équipe.

Exigences requises pour réussir dans ce rôle :

• Le bilinguisme anglais et français est obligatoire ;
• Diplôme d’études postsecondaires en techniques administratives, gestion de bureau ou dans tout autre domaine pertinent ;
• Expérience préalable dans un poste similaire d’adjoint(e) administratif(ve) ;
• Excellentes habiletés relationnelles, avec un fort sens du tact et de la diplomatie, tout en assurant une qualité élevée de service ;
• Grande autonomie, sens aigu de l’initiative et forte polyvalence ;
• Sens élevé des responsabilités et fierté du travail bien accompli ;
• Excellente capacité d’analyse, de résolution de problèmes et grande adaptabilité ;
• Fort sens des affaires et capacité à évoluer dans un environnement rapide et multitâche ;
• Excellentes compétences en communication, haut niveau de discipline professionnelle et réputation de diplomatie ;
• Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps, avec une capacité soutenue à prioriser le travail et à prendre des décisions éclairées ;
• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook) ainsi que des outils technologiques utilisés en soutien administratif.

Renseignements complémentaires :

• Fiera Capital adhère à un mode de travail hybride avec 4 jours par semaine au bureau.
• L'échelle salariale pour ce poste est de 70,000$ à 85,000$. Ce poste est également admissible à une rémunération supplémentaire, incluant des primes et des avantages sociaux. Cette échelle salariale est pour Ontario.
• Raison d’ouverture du poste : Nouveau poste.

Tous les postes au Québec (Montréal et Laval) exigent la maîtrise du français parlé et écrit. Des compétences fonctionnelles en anglais sont également requises pour répondre aux besoins de nos bureaux et de notre clientèle à l’étranger. Fiera Capital souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Notre personnel constitue notre atout le plus précieux, et c’est pourquoi nous aspirons à créer un environnement inclusif et équitable où tout le monde peut réaliser son véritable potentiel. En tant qu’employeur équitable, Fiera Capital ne traite aucun(e) employé(e) ou candidat(e) de manière discriminatoire en raison de sa race, de la couleur de sa peau, de son sexe, de son âge, de ses origines, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son statut d’ancien combattant, de son handicap, de ses données génétiques ou de son appartenance à un autre groupe protégé à l’échelle fédérale, régionale ou locale. De plus, Fiera Capital ne tolère aucune forme de discrimination ou de harcèlement. Toutes nos décisions de dotation, notamment les décisions d’embauche et de promotion, sont fondées sur le mérite, les compétences, le rendement et les besoins de l’entreprise. Nous sommes heureux de recevoir des candidatures de personnes qualifiées de tous les horizons. Les personnes sélectionnées pour une entrevue seront informées que des mesures d’adaptation leur seront offertes sur demande. Si l’une d’elles demande des mesures d’adaptation, Fiera Capital consultera cette personne et prendra, ou fera en sorte que soient prises, des dispositions adéquates d’une manière qui tient compte de ses besoins en matière d’accessibilité du fait de son handicap. Nous prions les personnes candidates de faire preuve de vigilance et d’éviter de transmettre des renseignements personnels ou confidentiels au cours du processus d’embauche, sauf par l’intermédiaire de Vérifications mondiales Mintz, la plateforme sécurisée que nous utilisons pour échanger ce type de renseignements. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des doutes ou pensez avoir été victime de manœuvres frauduleuses lors du processus d’embauche. Veuillez noter que les titres de postes affichés peuvent différer des titres internes. En conséquence, les offres d’emploi peuvent ne pas refléter les titres des postes indiqués dans les affichages. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt pour une carrière chez Fiera Capital. Nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées en entrevue.