Adjoint.e. administratif/ve bureau de projet

Nous sommes à la recherche d’un.e. Adjoint.e. administratif/ve rigoureux, polyvalent et orienté vers les solutions pour appuyer la gestion et la planification au sein de notre bureau de projets. Cette personne jouera un rôle central dans la coordination des demandes, la planification des activités, le soutien à l’équipe d’analystes et la supervision administrative des processus de production et de facturation.*À noter que ce poste implique obligatoirement une présence au bureau de 3 jours / semaine. Nous sommes situés dans la belle ville de Québec !1. Réception et traitement des demandes

• Analyser, prioriser et assurer le suivi des demandes entrantes au bureau de projet.
• Répondre aux courriels, effectuer les suivis auprès des clients et des équipes internes.
• Assurer la prise en charge des demandes par l’équipe de production.

2. Planification et coordination

• Collaborer à la planification des sprints et à l’ordonnancement des tâches selon les priorités et les enjeux.
• Ajuster la planification hebdomadaire selon l’évolution des projets.
• Participer à la gestion de la capacité et à la priorisation des livrables.

3. Soutien et formationOffrir un soutien aux analystes et aux nouveaux membres de l’équipe.

• Participer aux rencontres de suivi (pour discuter des priorités et des bloquants.
• Former et accompagner sur les outils et processus du bureau de projet.

4. Soutien à la facturation mensuelleAnalyser les temps à facturer et valider les données saisies.

• Identifier les anomalies (manquements, erreurs).
• Superviser la facturation de l’équipe et assurer l’exactitude des rapports.

5. Saisie et validation de donnéesValider les entrées de temps hebdomadaires incluant le temps facturable.

• Vérifier les checklists des projets.
• Effectuer diverses saisies de données pour assurer le suivi de l’avancement des projets.

6. Collaboration à l’implantation d'outil de lié à la gestion de projetParticiper activement à la mise en place de Jira comme outil officiel du bureau de projet incluant la documentation et agir à titre d'agent du changement.

Compétences recherchées

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, gestion de projet ou domaine connexe.
• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle de coordination administrative ou de soutien au bureau de projet, Scrum master, contrôleur de projets.
• Bilingue : anglais / français
• Excellente maîtrise des outils collaboratifs (Confluence, Jira, suite Microsoft).
• Grande capacité d’analyse, d’organisation et de gestion des priorités.
• Esprit d’équipe, proactivité et souci du détail.
• Aptitude à communiquer efficacement avec divers intervenants.