Adjoint administratif

L'adjoint(e) administratif(ve) et service à la clientèle est un rôle essentiel qui soutient les opérations quotidiennes de l'entreprise tout en offrant un service à la clientèle de haute qualité. Elle est responsable de la gestion des commandes, du suivi des paiements, du service après-vente, et de la coordination interne. Elle veille à ce que toutes les tâches administratives soient exécutées avec efficacité et que les clients bénéficient d’une expérience fluide et satisfaisante, du début à la fin de leur commande. Ses principales responsabilités sont : Service à la clientèle et vente Accueillir les clients en personne et répondre à leurs demandes avec professionnalisme. Répondre à la ligne téléphonique générale, filtrer les appels et rediriger les demandes appropriées. Aider à la vente en boutique en offrant un service personnalisé et en guidant les clients dans leurs choix. Maintenir la salle de montre propre et bien organisée, en veillant à ce que l’espace soit accueillant et propice aux achats. Préparer les salles de conférence avant les réunions ou les rencontres avec les clients. Gestion administrative et financière Effectuer la facturation via le système de vente & Quickbooks Entrer les factures fournisseurs dans les systèmes de comptabilité et s'assurer de leur exactitude. Vérifier les états de compte de fournisseurs pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Effectuer le suivi des paiements clients, récupérer les balances de paiement et faire les rappels nécessaires. Faire la facturation des commandes web en inscrivant les montants que l’adjointe aux ventes transmet aux chargés de comptes pour traitement. Extraire le rapport des comptes à recevoir Envoi des états de comptes Rassembler les factures de cartes de crédit mensuellement et les entrer au système Gestion des commandes et service après-vente Suivre les commandes diverses demandées via le système et garantir leur traitement efficace. Offrir un service après-vente pour les boutiques corporatives, en résolvant les problèmes liés aux commandes. Entrer les reprises dans le système pour garantir des ajustements corrects. Créditer les pertes et gérer les crédits associés pour la facturation des clients. Ajuster les coûts et s’assurer que les chargés de comptes effectuent les ajustements nécessaires avant la facturation. Communication et coordination interne Faire le lien entre les équipes internes pour garantir que les commandes et les demandes clients sont traitées efficacement. Support aux chargés(es) de compte en télétravail Communiquer avec les fournisseurs et clients pour clarifier et ajuster les demandes et résoudre les situations. Mettre à jour les informations dans les systèmes de gestion (CRM, QBO, lecteurs partagés) pour assurer une bonne coordination entre les départements. Gestion des objets promotionnels Effectuer le paiement des commandes d’objets promotionnels et gérer le suivi des paiements. Faire le suivi des commandes dans le système de production, en s’assurant que tout est en ordre avant l'expédition. Communiquer avec les fournisseurs pour obtenir des crédits, régler les problèmes de qualité ou suivre les délais de livraison. Autres tâches administratives Gérer la réception et distribution du courrier, en s'assurant que les informations arrivent rapidement aux bonnes personnes. Fournir un soutien administratif général aux équipes internes pour garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Documenter les suivis, ajustements et demandes internes afin d’assurer un suivi transparent et précis. Compétences et qualifications requises Excellentes compétences en communication orale et écrite en français. Anglais fonctionnel pour discuter/écrire aux clients et fournisseurs Sens aigu du service à la clientèle. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Quickbooks, etc.). Rigueur dans la gestion des commandes, paiements et facturation. Capacité à gérer plusieurs tâches administratives simultanément et à respecter les délais. Sens du détail pour garantir l’exactitude des informations et la gestion efficace des processus. Type d'emploi : Temps plein, Permanent Rémunération : 22,00$ à 26,00$ par heure Heures prévues : 40 par semaine